Ansøgningens indhold

Det er vigtigt, at du begynder i den rigtige rækkefølge. I stedet for at udarbejde en generel beskrivelse ud fra hvad du anser for at være vigtigt, anbefaler vi, at du først og fremmest finder frem til den støtteyder, hvor du har størst chance for at komme i betragtning, det vil sige den fond eller pulje, der matcher dine interesser og dit mål. Så kan du nemlig benytte dig af den pågældende støtteyders ansøgningsskema eller retningslinjer, når du udarbejder ansøgningen. Det vil spare dig for en masse tid, som du ellers skulle have brugt til at vinkle dit standardmateriale efterfølgende.

Helt overordnet kan man inddele en projektansøgning i fem overskrifter:

1. Ansøgningsskema
2. Følgebrev
3. Resumé
4. Projektbeskrivelse
5. Bilag

Hvorvidt du kommer til at beskæftige dig med alle fem afhænger af både støtteyders krav og dit projekts størrelse. I det følgende gennemgår vi kort indholdet i de fem projektansøgningsdele.

Ansøgningsskemaet er ofte det første, støtteyder ser ved modtagelse af ansøgninger. Det er ved gennemgangen af ansøgningsskemaet, at den første grovsortering sker, eftersom støtteyder her hurtigt kan vurdere, om dit projekt kan komme i betragtning. Derfor er det vigtigt, at du udfylder ansøgningsskemaet så fyldestgørende som muligt. Gør du ikke dette, mister fonden eller puljen interessen, og de kommer aldrig til at læse din projektbeskrivelse.

Hvis støtteyder ikke har et særligt ansøgningsskema, skal du selv sørge for, at indholdet og oplysningerne i din ansøgning giver den nødvendige information om projektet. Du kan læne dig op ad de retningslinjer, som støtteyder har oplyst. Nogle ser både retningslinjer og ansøgningsskemaer som en forhindring og en begrænsning, men du kan i stedet med fordel se det som en vejledning til, hvad støtteyder ønsker at se fra dig. Særligt ansøgningsskemaer er en oplagt mulighed for dig til at beskrive og sælge dit projekt ud fra de punkter, som støtteyder lægger vægt på. Det er derfor vigtigt at udfylde alle punkter fyldestgørende og ikke henvise til bilag, da du i første omgang udelukkende bliver vurderet ud fra ansøgningsskemaets indhold.

Formålet med følgebrevet er at skabe en indledende opmærksomhed om dit projekt. Følgebrevet bliver især anvendt ved ansøgninger til fonde. Det skaber et kortfattet overblik over projektet og din baggrund for at ansøge. Derfor kan du også se følgebrevet som en appetitvækker, der skal vække støtteyders interesse. Det medfører, at du med fordel kan skrive et fængende indhold, der evt. er lidt skævt og anderledes, så dit projekt skiller sig ud. Samtidig er det vigtigt, at indholdet har fokus på, hvordan projektet passer ind i støtteyders formål, og hvad den enkelte fonds udbytte er, hvis projektet får støtte.

Følgebrevet vil være noget af det første, som fondsadministratoren eller sagsbehandleren ser, hvilket betyder, at det har stor værdi, at indholdet er gennemarbejdet. Det medvirker til at skabe en sammenhæng mellem projektets og støtteyders formål. Følgebrevet bør maksimalt fylde 1 A4-side og skal underskrives af den projektansvarlige, projektejeren eller den person i organisationen med den højeste bemyndigelse.

Hvis din ansøgning indeholder en projektbeskrivelse, der er mere end ca. 5 sider lang, er det en god idé at udarbejde et kortfattet projektresumé (maks. ½ A4-side). Resuméet skal redegøre for projektets indhold og enten foreligge som et selvstændigt dokument eller indgå som en del af projektbeskrivelsen. Det relaterer sig til projektbeskrivelsen og er ikke det samme som et følgebrev. Derfor er det en dårlig idé, som mange desværre gør, at kopiere indholdet fra resumé til følgebrev og omvendt. Det kan samtidig også resultere i irritation hos støtteyder, hvis han/hun skal læse det samme igen.

Projektbeskrivelsen kan du både anvende til projektstyring, præsentation og fundraising. Derfor er det en god idé at få udarbejdet en god projektbeskrivelse. Den består af et antal punkter, som beskriver dit projekt i detaljer. Det er vigtigt, at du beskriver projektets idé og aktiviteter så konkret som overhovedet muligt. Den skal medvirke til at skabe overblik og klarhed over forløbet. Det kan tage lang tid at udarbejde en god beskrivelse. Vær opmærksom på støtteyders retningslinjer og krav for ansøgning, så du er sikker på, at du dækker disse områder i din projektbeskrivelse.

En omhyggelig og gennemtænkt projektbeskrivelse kan i visse situationer være så omfattende, at det kræver ekstraordinære ressourcer i form af tid og penge. Det kan dog være værd at bruge tid på, da den i sidste ende kan gøre det lettere for dig at se, om dine mål bliver opfyldt og evaluere projektet.

Bilag er generelt anvendelige i forhold til at understøtte dit projekt og give det troværdighed. Det er meget forskelligt, hvilke bilag støtteyder ønsker at se i denne sammenhæng. Både fonde og puljer er generelt gode til at gøre opmærksom på dette. Selvom du vedlægger bilag, skal din projektansøgning altid kunne stå alene, så pas på du ikke kommer til at henvise til bilag i en overdreven grad.

Det er en god idé som minimum at vedlægge bl.a. budget- og finansieringsplan, prisoverslag fra eksterne leverandører, interessetilkendegivelser, relevante virksomhedsoplysninger m.v.